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Kleine und mittlere Unternehmen stehen auch 2025 unter wachsendem Digitalisierungsdruck. Die zunehmende Komplexität technologischer Entwicklungen, steigende Kundenerwartungen und begrenzte interne Ressourcen führen dazu, dass viele Unternehmen digitale Projekte zwar als notwendig erkennen, aber in der Umsetzung hinterherhinken. Gründe dafür sind unter anderem begrenzte finanzielle Mittel, fehlendes technisches Know-how und der Fokus auf das Tagesgeschäft.

Digitalisierung von KMUs in Deutschland – ein kurzer Überblick:

  • 35 % der KMUs haben laut KfW-Mittelstandspanel 2023 innerhalb der letzten Jahre Digitalisierungsprojekte abgeschlossen.
    Quelle: KfW.de – Mittelstandspanel 2023
  • Etwa zwei Drittel der deutschen Unternehmen sehen sich selbst nicht als digital führend, sondern als Nachzügler.
    Quelle: Bitkom, Digitalpolitik 2025
  • 62 % der Cyberangriffe in Deutschland 2024 richteten sich gegen kleine und mittlere Unternehmen.
    Quelle: BSI – Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
  • Nur 14 % der KMUs in Deutschland nutzen KI aktiv, während Großunternehmen auf über 40 % kommen.
    Quelle: Fraunhofer IAO, 2024 (zitiert in verschiedenen Fachpublikationen)
  • Mehr als 2/3 der Mitarbeitenden benötigen laut World Economic Forum 2024 neue digitale Kompetenzen bis 2025.
    Quelle: WEF Future of Jobs Report 2023



Dieser Beitrag beleuchtet 5 zentrale Herausforderungen, die Ihnen einen schnellen Überblick verschaffen.

1. Integration Künstlicher Intelligenz (KI)

Zwar erkennen viele KMUs das Potenzial von KI, doch in der Praxis bleibt der Einsatz begrenzt. Nur etwa 14 % der deutschen KMUs nutzen aktuell KI-Anwendungen produktiv (Fraunhofer IAO, 2024). Häufig fehlt ein klarer Anwendungsbezug oder das nötige Wissen für eine realistische Integration.

Statt aufwändiger Eigenentwicklungen sollten Unternehmen konkrete Anwendungsfälle identifizieren – etwa in der Lagerhaltung, Kundenkommunikation oder Angebotskalkulation. Tools wie UiPath Process Mining oder IBM Watson Discovery können erste Einblicke liefern. Der Einstieg gelingt oft am besten über eine Pilotphase mit begrenztem Scope und externem Technologiepartner.
Wichtig: Die Auswahl sollte nicht durch Marketingversprechen, sondern durch konkrete Prozessziele gesteuert sein.

Fördermöglichkeiten:

Programme wie der Brandenburgischer Innovationsgutschein (BIG-Digital) bieten Zuschüsse für Machbarkeitsstudien oder Schulungen. Die Antragsstellung erfordert jedoch ein durchdachtes Konzept mit klarer Zieldefinition und Umsetzungsstrategie. Hier finden Sie eine Auflistung der KfW Förderkredite für Innovation und Digitalisierung.

12 Leitfragen zur Planung des Einsatzes von KI-Produkten

Diese Leitfragen sollen Unternehmen dabei unterstützen, geeignete KI-Produkte auszuwählen und deren Einsatz sorgfältig zu planen.

(Quelle: Paper – KI-Produkte für den Mittelstand 2024 – Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO )

  1. Welche Aufgabe soll das KI-Produkt übernehmen?
  2. Welche Daten werden als Input benötigt?
  3. In welcher Form liefert das KI-Produkt seine Ergebnisse?
  4. Wie wird das KI-Modell trainiert und aktualisiert?
  5. Welches Nutzungsmodell bietet der Anbieter an?
  6. Wie transparent ist die Funktionsweise des KI-Produkts?
  7. Wie zuverlässig sind die Ergebnisse des KI-Produkts?
  8. Welche ethischen Aspekte müssen berücksichtigt werden?
  9. Wie wird der Datenschutz gewährleistet?
  10. Wie lässt sich das KI-Produkt in bestehende Prozesse integrieren?
  11. Welche Ressourcen werden für die Implementierung und Nutzung benötigt?
  12. Wie wirkt sich der Einsatz des KI-Produkts auf die Mitarbeiter aus?

Die Einführung von KI erfordert kein Großprojekt, sondern beginnt idealerweise mit einem klar umrissenen, praxisnahen Szenario. Entscheidend ist, frühzeitig intern Kompetenzen aufzubauen und externe Expertise gezielt einzubinden. So lässt sich der Nutzen von KI-Technologien greifbar machen und sukzessive auf weitere Unternehmensbereiche übertragen.

2. Digitale Kompetenzen der Mitarbeitenden

Weiterentwicklung statt Weiterbildung

Technologische Einführung ist nur dann erfolgreich, wenn sie von einer lernfähigen Organisation begleitet wird. 2024 verfügten laut World Economic Forum mehr als zwei Drittel der Mitarbeitenden in KMUs nicht über die digitalen Fähigkeiten, die für die kommenden drei Jahre notwendig wären.

Einzelne Webinare oder Schulungen zeigen selten nachhaltige Wirkung. Erfolgreicher ist der Aufbau einer internen Lernkultur mit festen Lernzeiten, kollegialem Wissensaustausch und Zugang zu personalisierten Lernplattformen. Ein Metallverarbeiter führte wöchentliche interne „Digital-Lunchs“ ein, mit messbarem Effekt auf Datenqualität und Prozessverständnis. Reine E-Learning-Plattformen scheitern oft an mangelnder Akzeptanz. Nachhaltiger wirkt hingegen hybrides Lernen mit Praxismentoren.

Hybrides Lernen mit Praxismentoren ist ein modernes Lernkonzept, das digitale Lernformate (z. B. E-Learning, Webinare, Lernplattformen) mit praktischen Lernphasen unter Anleitung erfahrener Fachkräfte, den sogenannten Praxismentoren, kombiniert.

Tipp: Zertifizierte Programme wie das IHK-Zertifikat „Digital Transformation Manager“ bieten einen strukturierten Rahmen und ermöglichen zugleich eine externe Validierung des Know-hows.

Der Wandel hin zu digital kompetenten Teams gelingt nicht durch punktuelle Maßnahmen, sondern durch kontinuierliches Lernen im Arbeitsalltag. Entscheidend ist, Lernprozesse fest in der Unternehmenskultur zu verankern und praxisnah zu gestalten. So wird aus Weiterbildung echte Weiterentwicklung und Digitalisierung zu einem gemeinsamen Erfahrungsprozess.

3. IT-Sicherheit – Schutz beginnt bei der Architektur

Mehr als 60 % aller Cyberangriffe im Jahr 2024 richteten sich gegen kleine und mittlere Unternehmen (BSI). Die Ursache liegt selten in gezielten Attacken, sondern häufig in veralteter Infrastruktur, fehlenden Updates oder unzureichender Zugriffsregulierung.

Ein Zero-Trust-Modell kann auch mit begrenztem Budget realisiert werden. Tools wie Cisco Duo oder Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD) ermöglichen granulare Zugriffskontrollen, ohne hohe Anfangsinvestitionen. Der Einsatz sollte nicht isoliert erfolgen: Penetrationstests, regelmäßige Backups und klar geregelte Verantwortlichkeiten sind ebenso Teil eines robusten Sicherheitskonzepts.

Cyber Security Handlungsplan: Beispiele für effektive Maßnahmen mit überschaubarem Budget

Um kleine und mittelständische Unternehmen vor digitalen Bedrohungen zu schützen, empfiehlt sich ein strukturierter Handlungsplan mit klar definierten Maßnahmen. Bereits mit überschaubarem Aufwand lassen sich entscheidende Sicherheitsvorkehrungen treffen und die IT-Sicherheit stärken:

  1. Netzwerksegmentierung
    Die Trennung interner Netzwerke erschwert Angreifern die Ausbreitung im System. Günstige, aber leistungsstarke Geräte wie der Ubiquiti EdgeRouter X (unter 100 €) ermöglichen eine flexible und sichere Netzwerkinfrastruktur – ideal für kleinere Unternehmensstrukturen.
  2. Zugriffskontrollen
    Die zentrale Benutzerverwaltung über Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD) ermöglicht eine effektive Kontrolle von Zugriffsrechten – auch bei hybriden Arbeitsmodellen. Bereits ab 6 € pro Benutzer lassen sich Rollen und Berechtigungen DSGVO-konform steuern und nachvollziehen.
  3. Penetrationstests durch externe Dienstleister
    Um Schwachstellen frühzeitig zu erkennen, empfiehlt sich ein professioneller Sicherheitstest. Anbieter wie Pentest People oder auch TÜV Rheinland bieten Penetrationstests, die praxisnah simulierte Angriffe durchführen und konkrete Handlungsempfehlungen liefern.
  4. Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
    2FA erhöht die Sicherheit von Online-Konten, indem es zusätzlich zur Eingabe eines Passworts einen zweiten Identitätsnachweis (z. B. einen einmaligen Code) erfordert. Diese einfache Maßnahme macht es Angreifern deutlich schwerer, Zugriff zu erhalten.
  5. Regelmäßige, verschlüsselte Backups
    Datenverluste durch Cyberangriffe oder technische Ausfälle können den Geschäftsbetrieb massiv stören. Eine zuverlässige Backup-Strategie ist daher unverzichtbar.
    Für hybride oder lokale Umgebungen bietet ein Synology NAS in Kombination mit Hyper Backup die Möglichkeit, regelmäßige, automatisierte und verschlüsselte Backups sowohl intern als auch an einem externen Ort zu speichern.
    Wer primär cloudbasiert arbeitet, profitiert von Lösungen wie Veeam Backup for Microsoft 365 oder Wasabi Cloud Storage, die eine DSGVO-konforme Sicherung geschäftskritischer Daten in der Cloud ermöglichen – mit starker Verschlüsselung und hoher Ausfallsicherheit.
  6. Aktualisierung der Systeme
    Veraltete Software ist anfällig für Sicherheitslücken. Regelmäßige Updates und Patches sorgen dafür, dass Ihr System stets gegen bekannte Bedrohungen geschützt ist.
  7. Mitarbeitende für Cyber Security sensibilisieren
    Die größte Schwachstelle in der IT-Sicherheit ist oft der Mensch. Phishing-Mails, unsichere Passwörter oder der unbedachte Umgang mit Daten zählen zu den häufigsten Ursachen für Sicherheitsvorfälle.
    Regelmäßige Schulungen und praxisnahe Sensibilisierungsmaßnahmen, z. B. durch interaktive E-Learnings oder simulierte Phishing-Tests, stärken das Bewusstsein der Mitarbeitenden und fördern eine sicherheitsorientierte Unternehmenskultur.
    Anbieter wie SoSafe oder KnowBe4 bieten skalierbare Lernplattformen speziell für kleine und mittlere Unternehmen an.

4. Digitale Kundenbindung – keine Technik ohne Zielgruppenverständnis

Nur jedes fünfte KMU bietet heute digitale Verkaufskanäle mit seamless mobiler Nutzerführung an (IFM Bonn, 2024). Gleichzeitig werden bereits über zwei Drittel aller B2C-Käufe über mobile Endgeräte abgewickelt (E-Commerce-Report 2024). Diese Diskrepanz zeigt einen erheblichen Nachholbedarf: Kunden erwarten nahtlose digitale Interaktionen, doch viele Initiativen von KMUs scheitern an fehlenden Grundvoraussetzungen. Mit anderen Worten: Ohne ein Verständnis der Zielgruppe und ihrer Bedürfnisse – etwa der bevorzugten Nutzung mobiler Geräte – greifen digitale Lösungen oft ins Leere.

Statt unüberlegt in teure Plattformlösungen zu investieren, sollten KMUs zunächst eine solide digitale Basis schaffen. Eine solche Grundlage umfasst:

  • Mobil optimierte Website: Sicherstellen, dass die Firmenwebsite auf Smartphones und Tablets einwandfrei funktioniert. Das verhindert Absprünge und spricht die große Mehrheit der Nutzer an, die mobil einkaufen.
  • Klare Calls-to-Action (CTAs): Deutliche Handlungsaufforderungen (z.B. „Jetzt kaufen“, „Kontakt aufnehmen“) leiten Besucher gezielt weiter und erhöhen die Chance auf Konversionen.
  • Übersichtliche Seitenstruktur: Eine intuitive Navigation und klare Struktur verbessern die Nutzererfahrung. Kunden finden schneller, was sie suchen – das steigert Zufriedenheit und Verweildauer.
  • Integrierte Analytics: Durch eingebaute Analyse-Tools können Besucherverhalten und Kaufpfade ausgewertet werden. Diese Datenbasis ermöglicht es, digitale Maßnahmen laufend zu optimieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Auf dieser Basis lassen sich gezielte Maßnahmen zur digitalen Kundenbindung effektiv hinzufügen. So können z.B. E-Mail-Automatisierungen eingesetzt werden, um Kunden nach dem Kauf oder bei Warenkorbabbrüchen automatisch anzusprechen – zur richtigen Zeit mit relevanten Inhalten. Auch personalisierte Produktempfehlungen lassen sich einbinden, was das Einkaufserlebnis individualisiert. Der konkrete Nutzen ist belegbar: Analysegestützte Personalisierung steigert nachweislich die Konversionsrate. Beispielsweise kann ein Online-Shop durch die Auswertung des Kaufverhaltens personalisierte Produktvorschläge in Newslettern ausspielen und so mehr Folgebestellungen generieren.

Durch dieses schrittweise Vorgehen – erst die Grundlagen schaffen, dann gezielt erweitern – erhöhen KMUs nachhaltig die digitale Kundenbindung. Unternehmen erfüllen die wachsenden Kundenansprüche, nutzen Vertriebspotenziale optimal aus und investieren ressourcenschonend dort, wo der größte Mehrwert entsteht.

5. Finanzierung – zwischen Förderlandschaft und ROI-Druck

Digitalisierungsprojekte scheitern in KMU oft nicht am fehlenden Budget allein, sondern an unzureichender Vorbereitung und Planung. Insbesondere der Nachweis des Return on Investment (ROI) entwickelt sich zum Knackpunkt, wenn es darum geht, Geldgeber von einer Investition zu überzeugen. Laut einer aktuellen Studie haben fast 60 % der KMU Schwierigkeiten, den ROI von Digitalisierungsprojekten valide zu messen (Digitalisierungsstudie 2024/ 2025 | Für KMU und Mittelstand). In der Praxis bedeutet das: Viele Unternehmen können den erwarteten Nutzen ihrer Digitalisierungsinitiative gegenüber Banken oder Investoren nicht greifbar darstellen – ein Umstand, der Finanzierungsgespräche erheblich erschwert. Gleichzeitig ist die Förderlandschaft vielfältig, aber komplex: Zahlreiche Programme auf Landes- und Bundesebene versprechen Unterstützung, doch der Zugang erfordert Know-how und strategische Planung. Angesichts dieses Spannungsfelds aus ROI-Druck und Fördermöglichkeiten brauchen KMU eine ebenso strukturierte Planung wie Offenheit für alternative Finanzierungsformen. Im Folgenden werden typische Herausforderungen skizziert und Lösungsansätze aufgezeigt – von belastbarem ROI-Nachweis über die richtige Nutzung von Förderprogrammen bis hin zu innovativen Finanzierungsmodellen.

ROI-Nachweis als zentrale Herausforderung

Für Kapitalgeber zählt unterm Strich, ob sich eine Investition auszahlt. Viele mittelständische Unternehmen tun sich jedoch schwer damit, konkrete Wirtschaftlichkeitsrechnungen für Digitalisierungsprojekte vorzulegen. So zeigen Erhebungen, dass ein großer Teil der KMU den zu erwartenden ROI nicht überzeugend quantifizieren kann (Digitalisierungsstudie 2024/ 2025 | Für KMU und Mittelstand). Die Ursachen dafür sind vielfältig: Oft fehlen klare Kennzahlen oder Vergleichswerte, gerade weil digitale Verbesserungen (z. B. effizientere Prozesse, höhere Datenqualität oder bessere Kundenerlebnisse) sich nicht sofort in Euro und Cent ausdrücken lassen. Zudem liegen die Vorteile häufig in indirekten Effekten – etwa verbesserter Wettbewerbsfähigkeit oder zukünftigen Einsparungen – was den kurzfristigen Nachweis erschwert.

Dennoch bleibt der ROI-Nachweis essentiell, um Entscheidern und Geldgebern die Rentabilität eines Projekts aufzuzeigen. Ein kritischer Punkt ist dabei der Zeithorizont: Digitalisierungsmaßnahmen erfordern oft anfänglich höhere Ausgaben, während die vollen Effekte erst zeitverzögert eintreten. Hier gilt es, realistische Payback-Szenarien zu entwickeln. In der Praxis hat es sich bewährt, Pilotprojekte aufzusetzen, um an einem begrenzten Beispiel messbare Resultate zu erzielen. Ein kleines Praxisbeispiel: Ein Brandenburger Produktionsbetrieb digitalisierte zunächst einen einzelnen Fertigungsschritt als Pilot. Durch diese Maßnahme konnte eine Effizienzsteigerung von 15 % nachgewiesen werden, was als ROI-Beleg diente und half, interne Entscheider und externe Fördermittelgeber zu überzeugen. Solche Proof-of-Concepts schaffen Vertrauen, dass sich größere Investitionen lohnen. Wichtig ist außerdem, nachvollziehbare Kennzahlen zu definieren – etwa Zeitersparnis pro Vorgang, Umsatzwachstum durch E-Commerce oder Kostensenkung durch Automatisierung – und diese von Beginn an systematisch zu messen. Nur mit belastbaren Daten und einer schlüssigen Wirtschaftlichkeitsrechnung kann dem ROI-Druck begegnet werden. Gleichzeitig sollten KMU ihren ROI-Ausblick realistisch gestalten und nicht nur auf kurzfristige Rendite schielen: Digitale Transformation ist eine strategische Zukunftsinvestition, deren Wert sich oft über mehrere Jahre entfaltet.

Förderlandschaft effektiv nutzen: Von Brandenburg bis Bund

Angesichts der ROI-Hürde lohnt der Blick in die öffentliche Förderlandschaft, denn Bund und Länder stellen umfangreiche Mittel bereit, um Digitalisierungsprojekte anzuschieben. In Brandenburg existiert beispielsweise mit dem Brandenburgischen Innovationsgutschein (BIG) Digital ein Förderprogramm, das nicht-rückzahlbare Zuschüsse für Digitalisierungsmaßnahmen vergibt. Der Zuschuss beträgt bis zu 50 % der Projektkosten – bei Investitionsprojekten sind maximal 250.000 € Förderung möglich ([ IHK Potsdam: Förderung zur Digitalisierung IHK Potsdam ]). Damit können KMU in Brandenburg die Hälfte der Kosten etwa für neue Software, Maschinenvernetzung oder digitale Prozesse vom Land erstattet bekommen. Auch Beratungs- und Schulungsleistungen rund um die Digitalisierung werden dort mit 50 % bezuschusst (bis zu 50.000 € je Teilprojekt) ([ IHK Potsdam: Förderung zur Digitalisierung IHK Potsdam ]). Die Zuschussprogramme reduzieren die finanzielle Last für Unternehmen erheblich und verbessern so indirekt den ROI, da sich die Amortisationszeit einer Investition durch die Förderung verkürzt.

Auch auf Bundesebene gibt es – beziehungsweise gab es – attraktive Förderprogramme. Ein prominentes Beispiel war das Programm go-digital, mit dem das Bundeswirtschaftsministerium Beratungsleistungen für KMU zur Digitalisierung förderte. Hier wurden bis Ende 2024 Beratungsprojekte mit 50 % Zuschuss bis maximal 16.500 € unterstützt (Förderdatenbank – Förderprogramme – Förderprogramm „go-digital“) (Förderdatenbank – Förderprogramme – Förderprogramm „go-digital“). Unternehmen konnten so z. B. externe Experten für die Erstellung einer Digitalstrategie oder die Einführung von E-Commerce-Lösungen hinzuziehen und nur die Hälfte der Kosten tragen. Ein weiteres wichtiges Instrument war Digital Jetzt, ein bundesweites Förderprogramm, das direkte Investitionen in Hard- und Software bezuschusste (je nach Unternehmensgröße bis zu 50.000 € oder mehr). Dieses Programm lief zwar Ende 2023 aus (Digital Jetzt – Förderportal), zeigte jedoch den hohen Bedarf: Viele tausend KMU nutzten Digital Jetzt, sodass die Mittel regelmäßig überzeichnet waren. Die derzeitige Haushaltslage stellt zwar einige dieser Programme auf den Prüfstand, doch neue Initiativen können folgen – es lohnt sich für KMU, die Entwicklungen aufmerksam zu verfolgen.

Neben Zuschüssen spielen auch vergünstigte Kredite eine Rolle. Die KfW (Kreditanstalt für Wiederaufbau) bietet spezielle Finanzierungslinien für Innovations- und Digitalisierungsprojekte an. Ein Beispiel ist der ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit (Programm-Nr. 380), der Darlehen von 25.000 bis 25 Mio. € zu besonders günstigen Konditionen bereitstellt ( ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit (380, 390, 391) | KfW). Seit neuestem ist sogar ein Teil-Zuschuss von 3 % des Kreditbetrags möglich, wodurch sich die effektive Last weiter senkt ( ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit (380, 390, 391) | KfW). Über solche Förderkredite können KMU notwendige Investitionen vorfinanzieren, ohne die hohen Zinsen eines normalen Bankdarlehens schultern zu müssen. Wichtig ist hier, dass das Vorhaben schlüssig als „digitalisierungsbedingt“ oder innovativ eingestuft wird – die KfW verlangt entsprechende Nachweise, beispielsweise in Form eines Projektplans oder einer Beschreibung des technischen Neuheitsgrades ( ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit (380, 390, 391) | KfW).

Strategische Finanzierungsplanung statt Ad-hoc-Vorgehen

Öffentliche Fördermittel und ein überzeugender ROI-Nachweis entfalten ihre Wirkung nur im Kontext einer durchdachten Finanzierungsstrategie. Ein häufiger Fehler ist, Digitalisierungsprojekte isoliert und ohne Gesamtplan anzugehen – was dazu führt, dass entweder das Geld ausgeht oder die Effekte verpuffen. Besser ist ein fundierter Digitalisierungsplan, der technische Ziele, geschäftliche Mehrwerte und erforderliche Maßnahmen klar verbindet. Darauf aufbauend sollte die Finanzierung schrittweise und strategisch geplant werden.

Im Zentrum steht zunächst der Business-Case: Jede Investition braucht eine belastbare Begründung, warum sie sich lohnt. Hier sollten Unternehmen Kosten, Nutzen und Risiken eines Digitalprojekts systematisch durchrechnen. Alle Annahmen (z. B. erwartete Umsatzsteigerung durch einen Onlineshop oder Einsparungen durch Prozessautomation) müssen realistisch und durch Daten oder Pilotversuche untermauert sein. Szenario-Analysen können helfen, den ROI auch unter pessimistischen Annahmen abzuschätzen (Stichwort Worst-Case- und Best-Case-Kalkulation).

Ebenso wichtig ist die Zeit- und Ressourcenplanung. Digitalisierungsprojekte sollten in Etappen mit klaren Meilensteinen gegliedert werden. Dadurch lässt sich die Finanzierung ebenfalls etappiert gestalten – etwa indem zunächst für Phase 1 (Pilotierung) Eigenmittel und ggf. ein Zuschuss eingesetzt werden und erst für Phase 2 (Rollout) ein größerer Kredit aufgenommen wird. Diese Staffelung vermindert das Risiko und liefert unterwegs Erfolge, die wiederum zur Nachfinanzierung motivieren (sei es intern oder extern). Ein strategischer Plan umfasst zudem Reserven für Unvorhergesehenes, damit Verzögerungen oder Mehrkosten nicht gleich das gesamte Projekt gefährden.

Nicht zuletzt sollten KMU eine Kommunikationsstrategie gegenüber Kapitalgebern entwickeln. Wer Investoren oder Fördergeber überzeugen will, braucht nachvollziehbare Kennzahlen, Pilot-Ergebnisse und belastbare Zeithorizonte. Dazu gehört, die Projekterfolge laufend zu messen und aufzubereiten – zum Beispiel in Form von Dashboards oder Berichten, die zeigen, wie sich die Digitalisierung auf Kennziffern auswirkt. Diese Transparenz schafft Vertrauen und erhöht die Bereitschaft von Geldgebern, weitere Mittel bereitzustellen. Intern hilft sie dem Management, rechtzeitig gegenzusteuern, falls der ROI hinter den Erwartungen zurückbleibt.

Zusammengefasst sollten KMU folgende Schritte für die strukturelle Planung beherzigen, um Finanzierer zu überzeugen:

  • Digitalisierungsfahrplan erstellen: Definieren Sie eine umfassende Strategie mit konkreten Zielen, Meilensteinen und Verantwortlichkeiten. Dieser Plan bildet die Grundlage für jede Finanzierung und zeigt, dass das Vorhaben wohlüberlegt ist.
  • Wirtschaftlichkeitsberechnung & KPIs: Erarbeiten Sie einen Business-Case mit Kosten-Nutzen-Analyse und legen Sie von Anfang an Key Performance Indicators (KPIs) fest. Zum Beispiel: angestrebte Umsatzsteigerung in % oder Einsparung in Stunden pro Monat. Diese KPIs dienen als Messlatte für den ROI (Digitalisierungsstudie 2024/ 2025 | Für KMU und Mittelstand).
  • Pilotprojekte nutzen: Starten Sie mit kleinen, überschaubaren Projekten, um Ergebnisse und Lerneffekte zu erzielen. Ein erfolgreiches Pilotprojekt liefert Daten zum ROI und kann intern wie extern als Referenz für die Machbarkeit dienen.
  • Fördermittel einplanen: Recherchieren Sie passende Förderprogramme (Zuschüsse, Kredite) vor Projektstart und bauen Sie diese in die Finanzierungsplanung ein. Ein Zeitpuffer für die Antragstellung und Bewilligung sollte einkalkuliert werden.
  • Flexibilität bewahren: Bleiben Sie anpassungsfähig. Sollten sich während der Umsetzung neue Chancen oder Hürden ergeben (etwa zusätzliche Förderaufrufe oder technische Probleme), passen Sie den Finanzierungs- und Projektplan an. Eine agile Planung, die regelmäßige Review-Termine vorsieht, hilft, den ROI-Kurs zu halten.

Durch ein derart strukturiertes Vorgehen erhöhen KMU die Wahrscheinlichkeit, dass Finanzierungspartner das Digitalisierungsprojekt mittragen. Die strategische Herangehensweise signalisiert Professionalität und reduziert das wahrgenommene Risiko – ein entscheidender Faktor unter ROI-Druck.

Alternative Finanzierungsformen für Digitalisierungsprojekte

Neben klassischen Bankkrediten und öffentlichen Fördermitteln gewinnen alternative Finanzierungsmodelle an Bedeutung. Sie können für KMU eine flexible Ergänzung oder sogar Ersatz darstellen, vor allem wenn traditionelle Wege ausgeschöpft sind oder nicht passen. Im Bereich der Digitalisierungsfinanzierung sind insbesondere zwei Ansätze hervorzuheben: revenue-based financing und Corporate Venturing.

Beim Revenue-Based Financing (RBF) erhalten Unternehmen Kapital von spezialisierten Investoren oder Plattformen und zahlen dieses aus einem Anteil ihres laufenden Umsatzes zurück (The Growing Trend of Revenue-Based Financing and its Legal …). Anstatt fester Tilgungsraten wird also ein prozentualer Umsatzanteil (z. B. 5–10 %) abgeführt, bis die vereinbarte Summe plus Rendite zurückgezahlt ist. Diese Form der Finanzierung ist eigenkapitalschonend – die Investoren erhalten keine Unternehmensanteile – und passt sich der Geschäftsentwicklung an. Besonders Unternehmen mit skalierbaren digitalen Geschäftsmodellen (etwa im E-Commerce oder Softwarebereich) können hiervon profitieren, da in Wachstumsphasen höhere Rückflüsse möglich sind, während in umsatzschwachen Monaten die Belastung geringer ausfällt. In Deutschland stehen erste Plattformen bereit, die dieses Modell unterstützen. Deutsche Mikroinvest (DMI) ist ein Beispiel für eine Crowdinvesting-Plattform, die KMU Finanzierungsbausteine wie stille Beteiligungen oder umsatzabhängige Darlehen vermittelt. Solche FinTech-Angebote können eine Finanzierungslücke schließen – setzen aber voraus, dass das Unternehmen ein überzeugendes Umsatzpotenzial vorweisen kann. Denn die Geldgeber bei RBF schauen genau auf regelmäßige Erlöse und Margen, um das Risiko abzuschätzen.

Eine weitere Alternative stellt Corporate Venturing dar. Dabei beteiligen sich große Unternehmen (Corporates) an innovativen Vorhaben von KMU, sei es finanziell oder durch gemeinsame Projekte. Für Mittelständler kann dies zweierlei bedeuten: Zum einen gibt es regionale Initiativen, bei denen etablierte Firmen gezielt kleinere Unternehmen in ihrer Wertschöpfungskette bei der Digitalisierung unterstützen – zum Beispiel indem ein Industrieunternehmen seinem Zulieferer ein zinsgünstiges Darlehen für ein digitales Upgrade gewährt, weil beide Seiten vom Effizienzgewinn profitieren. Zum anderen umfasst Corporate Venturing klassische Beteiligungen: Große Konzerne oder auch öffentliche Beteiligungsgesellschaften (wie Brandenburg Kapital in Brandenburg) stellen Wagniskapital bereit und erhalten im Gegenzug Anteile am Unternehmen oder Erfolgsbeteiligungen. Für KMU bietet sich dadurch nicht nur frisches Kapital, sondern oft auch strategische Vorteile: Der Corporate-Investor bringt Know-how, Technologien oder Zugang zu Märkten mit ein. Gerade bei Digitalisierungsprojekten mit Neugeschäftscharakter – etwa der Entwicklung einer Plattform oder eines digitalen Produkts – kann diese Form der Partnerschaft den nötigen Schub geben. Allerdings müssen KMU dafür ein skalierbares Geschäftsmodell und überzeugende Wachstumsstory präsentieren, da Corporates vor allem an zukunftsträchtigen Innovationen Interesse haben.

Neben RBF und Corporate Venturing gibt es weitere Finanzierungsalternativen, die je nach Projekt Sinn ergeben: Crowdfunding bzw. Crowdinvesting ermöglicht es, viele kleine Geldgeber für ein Vorhaben zu begeistern – das eignet sich z. B. wenn ein Digitalprojekt eine breite Community- oder Kundenbasis anspricht, die vorab investieren möchten. Leasing- und Mietkauf-Modelle sind im IT-Bereich ebenfalls verbreitet (Stichwort „Hardware as a Service“) und schonen das Budget, indem teure Hardware oder Software über Raten finanziert wird anstatt über einen großen Einmalbetrag. Auch Factoring (das Vorfinanzieren von Kundenrechnungen) oder Fördermittel-Finanzierung durch spezialisierte Anbieter können Liquidität schaffen, um digitale Investitionen zu tätigen, während man auf den ROI wartet.

Wichtig bei allen alternativen Finanzierungsformen ist eine kritische Einordnung: Sie ersetzen nicht die Notwendigkeit eines belastbaren Plans und ROI-Nachweises, sondern verlangen diesen oftmals in noch höherem Maße. Investoren – ob Crowd oder Corporate – wollen überzeugt werden, dass das digitale Vorhaben funktioniert und skaliert. Die genannten Modelle erfordern zudem rechtliche und kaufmännische Prüfungen: Verträge mit Umsatzbeteiligungen oder Beteiligungsverkäufe haben langfristige Folgen und sollten gut abgewogen werden. KMU sollten daher externen Rat (etwa von Unternehmensberatern oder Anwälten) einholen, bevor sie sich auf neuartige Finanzierungswege einlassen.

Die Finanzierung von Digitalisierungsprojekten in KMU ist eine Herausforderung zwischen ROI-Druck und vielfältigen Finanzierungsmöglichkeiten. Entscheidend ist ein strategischer Mix: Ein überzeugender ROI-Ausblick, klug genutzte Förderprogramme und bei Bedarf alternative Finanzierungsformen können gemeinsam den Weg ebnen. Jedes KMU muss für sich den passenden Finanzierungsmix finden – doch mit gründlicher Planung und Nutzung der verfügbaren Instrumente lassen sich selbst ambitionierte Digitalisierungsprojekte erfolgreich stemmen. So verwandelt sich der anfängliche ROI-Druck in einen messbaren Erfolg, der das Unternehmen langfristig voranbringt.

Quellen: KfW Research, BMWK Förderprogramme, ILB Brandenburg, Mittelstand-Digital Studien (Digitalisierungsstudie 2024/ 2025 | Für KMU und Mittelstand) ([ IHK Potsdam: Förderung zur Digitalisierung]) (Förderdatenbank – Förderprogramme – Förderprogramm „go-digital“) ( ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit (380, 390, 391) | KfW) (The Growing Trend of Revenue-Based Financing and its Legal …).

Die Digitalisierung kleiner und mittlerer Unternehmen ist kein Sprint, sondern ein Marathon mit begrenztem Zeitbudget, fehlender Personaldecke und finanziellen Zielkonflikten. In der Realität stellt sich oft nicht die Frage ob man IT-Sicherheit, KI oder Weiterbildung angehen will, sondern was sich im eigenen Betrieb überhaupt realistisch umsetzen lässt.

Die gleichzeitige Einführung von KI-gestützten Workflows, die Umsetzung eines Zero-Trust-Sicherheitsmodells und ein umfassendes Schulungsprogramm überfordern viele Unternehmen sowohl finanziell als auch organisatorisch. Hier braucht es Priorisierung, modulare Umsetzungsstrategien und idealerweise externe Förderung.

Die digitale Transformation mag wie eine große Herausforderung erscheinen, aber sie ist auch eine riesige Chance für KMUs, ihre Prozesse effizienter zu gestalten und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Der Weg mag nicht immer einfach sein, aber er ist nicht unüberwindbar. Mit der richtigen Planung, einer klaren Zielsetzung und dem Mut, auch mal neue Wege zu gehen, können Unternehmen die Digitalisierung erfolgreich meistern.

Die Fördermöglichkeiten und praxisnahen Lösungen, die wir in diesem Artikel betrachtet haben, sind dabei wertvolle Wegweiser, die KMUs unterstützen können, ihren digitalen Wandel ohne großen finanziellen Druck voranzutreiben. Und denken Sie daran: Es muss nicht immer der große Wurf sein, oft sind es die kleinen, gut durchdachten Schritte, die den größten Unterschied machen.

Weitere Quellen: