Die Frage klingt banal.
Die Praxis zeigt jedoch, dass in vielen Unternehmen nicht klar definiert ist, welche Aufgaben die eigene Website tatsächlich erfüllt und ebenso wenig, welche Aufgaben sie erfüllen könnte.
Eine Website ist kein Pflichtdokument.
Sie ist ein Arbeitsinstrument, das Prozesse unterstützen, Informationen bündeln und Entscheidungen erleichtern kann.
Der eigentliche Prüfzeitraum beginnt dabei nach dem Launch.
Denn genau dann werden die typischen Probleme sichtbar: fehlende Zuständigkeiten, unklare Zieldefinitionen, keine nachvollziehbare Handlungslogik und kaum Bezug zu den tatsächlichen Geschäftsprozessen.
Wenn Aufgaben nicht definiert sind: Was in der Praxis passiert
Unternehmenswebsites sollen vieles gleichzeitig leisten.
In der Praxis bleiben diese Aufgaben jedoch häufig implizit – sie werden vorausgesetzt, aber nicht klar benannt oder gesteuert.
Typische Aufgaben sind:
- Orientierung für Kunden, Partner und Bewerber
- Darstellung von Leistungen und Kompetenzen
- Unterstützung von Anfragen, Kontaktaufnahme und Prozessen
- Stärkung von Vertrauen und Außenwirkung
- Bereitstellung relevanter Informationen an einem zentralen Ort
Problematisch wird es dort, wo keine Priorisierung erfolgt und keine Aufgabe im Vordergrund steht.
Stattdessen entsteht ein Nebeneinander aus Informationen, Inhalten und Funktionen ohne erkennbare Handlungslogik.
Woran Sie das konkret erkennen:
- Inhalte werden „nach Bedarf“ ergänzt, ohne Gesamtkonzept
- Zuständigkeiten sind unklar oder wechseln intern
- Anfragen kommen, aber nicht in der gewünschten Qualität
- Bewerber finden Informationen, bewerben sich aber nicht
- Die Website wird selten aktiv genutzt, sondern nur gepflegt
- Technische Entscheidungen werden vermieden oder vertagt
Die Website ist vorhanden – sie arbeitet jedoch nicht aktiv für das Unternehmen.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein mittelständisches Produktionsunternehmen mit rund 45 Mitarbeitenden plante einen Website-Relaunch. Technisch war die Website stabil, optisch zeitgemäß. Dennoch war die Unzufriedenheit groß.
Die Ausgangslage:
- Rund 80 % der Anfragen kamen von Endkunden
- Das Unternehmen arbeitete ausschließlich im B2B-Umfeld
- Vertriebsanfragen waren selten und oft nicht passend
Die Ursache lag nicht in Design oder Technik, sondern in der fehlenden Aufgabenklärung.
Die Website zeigte Produkte aber nicht, für wen sie gedacht waren.
Es fehlten Informationen für Einkäufer, Projektbeispiele, Mindestmengen und klare Ansprechpartner.
Nach einer strukturierten Analyse wurden keine neuen Seiten gebaut, sondern bestehende gezielt umgeordnet: Leistungen wurden stärker auf B2B ausgerichtet, Inhalte präzisiert und Kontaktformulare qualifiziert.
Ergebnis:
Qualifizierte Anfragen stiegen innerhalb von drei Monaten deutlich, während Streuanfragen spürbar zurückgingen.
Der geplante Relaunch war nicht nötig.
Welche Aufgaben eine Website für Unternehmen effektiv übernehmen kann.
Eine Website entfaltet ihren tatsächlichen Nutzen nicht durch Umfang oder Design,
sondern durch konkrete Entlastung im Unternehmensalltag.
Richtig eingesetzt übernimmt sie Aufgaben, die sonst regelmäßig Zeit, Aufmerksamkeit und Ressourcen binden.
1. Entlastung von Hotline, Büro und Empfang
Ein großer Teil eingehender Anfragen entsteht nicht aus individuellem Beratungsbedarf,
sondern aus fehlenden oder unklaren Informationen.
Eine Website kann hier gezielt unterstützen, indem sie:
- häufige Fragen verständlich beantwortet
- Abläufe und Zuständigkeiten transparent macht
- Erwartungen vor dem ersten Kontakt klärt
Das reduziert Unterbrechungen im Tagesgeschäft und schafft Raum für relevante Gespräche.
2. Verlässliche Bereitstellung grundlegender Informationen
Öffnungszeiten, Erreichbarkeiten oder Sprechzeiten wirken banal.
Sind sie jedoch nicht eindeutig oder nicht aktuell, entsteht schnell Frustration – auf beiden Seiten.
Eine Website kann:
- diese Informationen zentral bündeln
- Abweichungen (Feiertage, Urlaube, Sonderzeiten) klar kommunizieren
- als verlässliche Referenz dienen – intern wie extern
Klarheit an dieser Stelle reduziert Rückfragen und Missverständnisse erheblich.
3. Erwartungsmanagement vor dem ersten Kontakt
Viele unpassende Anfragen entstehen, weil Erwartungen nicht zueinander passen.
Eine Website kann hier frühzeitig steuern, etwa durch:
- klare Beschreibung von Leistungen und Rahmenbedingungen
- Hinweise zu Zielgruppen, Mindestanforderungen oder Abläufen
- bewusste Abgrenzung: für wen ein Angebot geeignet ist – und für wen nicht
Das führt zu qualitativ besseren Anfragen und effizienteren Gesprächen.
4. Vorqualifizierung von Anfragen
Kontaktformulare müssen nicht nur „Kontakt ermöglichen“.
Sie können Informationen strukturiert erfassen und damit Prozesse vorbereiten.
Eine Website kann:
- relevante Angaben gezielt abfragen
- Anfragen vorsortieren
- interne Rückfragen reduzieren
- Bearbeitungszeiten verkürzen
So wird aus einer Anfrage kein ungeplanter Aufwand, sondern ein vorbereiteter Vorgang.
5. Zentrale Informationsquelle für unterschiedliche Zielgruppen
Statt Informationen mehrfach zu erklären oder per E-Mail zu verteilen,
kann die Website als zentrale Anlaufstelle dienen:
- für Kunden: Leistungen, Abläufe, Ansprechpartner
- für Partner: Zuständigkeiten, Rahmenbedingungen
- für Bewerber: Erwartungen, Prozesse, nächste Schritte
Die Website wird damit Teil der täglichen Kommunikation – nicht nur ein Schaufenster.
6. Reduktion von Frustration – intern wie extern
Eine Website, die klar strukturiert ist und zuverlässig gepflegt wird,
verhindert unnötige Rückfragen, Missverständnisse und Fehlannahmen.
Sie entlastet damit nicht nur externe Kontakte,
sondern auch Mitarbeitende, die sonst regelmäßig erklären, korrigieren oder nachfassen müssen.
Offen für Erweiterung
Diese Aufgaben sind nicht abschließend.
Je nach Branche, Organisation und Reifegrad können weitere Funktionen sinnvoll hinzukommen, etwa zur Prozessunterstützung, internen Orientierung oder strukturierten Weiterentwicklung.
Entscheidend ist nicht die Anzahl der Funktionen,
sondern die Klarheit darüber, welche Aufgaben die Website konkret übernehmen soll.
Wie eine Website arbeitet, wenn Aufgaben klar definiert sind.
Zum Vergleich ein idealtypisches Szenario:
Ein Unternehmen hat klar festgelegt, welche Rolle die Website im Alltag übernimmt:
- Sie beantwortet die wichtigsten Vorabfragen potenzieller Kunden
- Sie qualifiziert Anfragen, bevor sie im Vertrieb landen
- Sie unterstützt Bewerber mit klaren Informationen und Erwartungen
- Sie bündelt relevantes Wissen an einer zentralen Stelle
Die Struktur folgt diesen Aufgaben konsequent.
Inhalte sind nicht „vollständig“, sondern zielgerichtet.
Kontaktmöglichkeiten sind vorhanden, aber bewusst gestaltet.
Zuständigkeiten für Pflege und Weiterentwicklung sind definiert.
Die Website wird nicht ständig überarbeitet –
sie wird gezielt genutzt.
Zuständigkeiten und Verantwortung: der unterschätzte Erfolgsfaktor.
In vielen Unternehmen ist die Website organisatorisch „irgendwo“ angesiedelt.
Sie gehört ein Stück zum Marketing, ein Stück zur IT, manchmal zur Geschäftsführung – oft jedoch niemandem vollständig.
Diese fehlende Zuordnung führt dazu, dass Entscheidungen vertagt werden, Inhalte altern und Weiterentwicklungen reaktiv erfolgen.
Dabei benötigt eine Website – wie jedes andere Arbeitsinstrument – klare Verantwortung.
Nicht im Sinne täglicher Pflege, sondern als Rolle, die:
- Ziele und Aufgaben kennt
- Prioritäten setzen kann
- Änderungen einordnet und freigibt
- externe Unterstützung koordiniert
- die Weiterentwicklung im Blick behält
Ohne diese Rolle bleibt die Website funktional aber strategisch führungslos.
Struktur vor Design
In vielen Projekten wird zuerst über Design, Seitenstruktur oder Technik gesprochen.
In der Praxis sollte jedoch die umgekehrte Reihenfolge gelten:
- Welche Aufgaben soll die Website erfüllen?
- Welche Zielgruppen stehen im Fokus?
- Welche Inhalte und Funktionen sind dafür notwendig?
Erst daraus ergeben sich Struktur, Gestaltung und technische Entscheidungen.
Websites, die auf dieser Grundlage entstehen, wirken nicht umfangreicher, sondern konsequenter, verständlicher und wirksamer.
Einordnung zum Abschluss
Wenn Sie sich fragen, welche Aufgaben Ihre Website aktuell erfüllt
und ob sie Ihr Unternehmen wirklich unterstützt,
kann eine strukturierte Einordnung sinnvoll sein.
Manchmal zeigt sich dabei, dass gezielte Anpassungen ausreichen.
Manchmal wird ein Relaunch notwendig, dann jedoch auf Basis klarer Ziele,
nicht aus einem Bauchgefühl heraus.
Gern unterstützen wir Sie dabei, Ihre Website strukturiert zu betrachten,
Ziele zu klären und eine tragfähige Grundlage für Weiterentwicklung, Relaunch oder neue Module wie ein Karriereportal zu schaffen.
Sprechen Sie uns gern an, wenn Sie Ihre Website nicht nur betreiben,
sondern gezielt nutzen möchten.